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Andare in fiera, 8 consigli per le aziende In evidenza

Spedizioni transoceaniche, passaggi doganali di prodotti, tempistiche stringenti: il rischio di trovarsi senza stand, se non si seguono regole precise, è alto. E uno stand non allestito può causare fino a 20 mila euro di danni. Parola di DHL, una delle più importanti aziende globali nella gestione e movimentazione merci in tutto il mondo, che ha elaborato un vademecum per le imprese, in particolare le piccole e medie che producono eccellenze nei settori del food e del design e che intendono essere presenti in una delle tante fiere a livello internazionale. Ecco i suggerimenti di DHL Global Forwarding, divisione italiana del colosso logistico tedesco:

1) Muoversi per tempo. Diversamente dalle spedizioni ordinarie, la spedizione per una fiera non può arrivare a destinazione in ritardo, nemmeno di un solo giorno: il rischio è quello di perdere il giorno di apertura della fiera, o, peggio, più giorni. Il danno equivalente in termini economici può essere stimato oltre i 20 mila euro (considerando circa 10.000 euro per l’affitto dell’area espositiva, 5.000 euro per il montaggio dello stand, 4.000 euro per il viaggio spesso intercontinentale di 3 persone e altri 2.000 euro per spese di vitto e alloggio), senza contare il danno di immagine e potenziali vendite e contratti persi.

2) Scegliere la modalità di trasporto migliore. Aereo o mare? Entrambi offrono vantaggi da rapportare alle proprie merci, alla velocità e allo spazio richiesto; ovviamente è preferibile optare per l’aereo nei casi di ritardo nell’approntamento della fiera e per merci particolarmente sensibili, viceversa è più comodo spedire via mare per dare un occhio ai costi.

3) La sicurezza prima di tutto. Non serve che la spedizione contenga prodotti di lusso per essere considerata preziosa: deve essere garantita la massima sicurezza durante tutte le fasi della spedizione, preferendo che le operazioni di consolidamento e deconsolidamento siano in house da parte di chi gestisce la spedizione.

4) Scegliere equipaggiamenti per la spedizione adeguati per il prodotto. Prodotti deperibili o frozen devono essere trasportati con soluzioni adeguate e refrigerati, con magari monitoraggio costante della temperatura.

5) Non dimenticare l’ultimo passaggio. Il coordinamento e la pianificazione delle spedizioni e servizi logistici on site in fiera sono importanti quanto il trasporto transoceanico: i prodotti devono arrivare in modo organizzato e nei tempi stabiliti fino allo stand.

6) Attenzione ai blocchi in dogana. Affidarsi a consulenti per la gestione delle operazioni doganali garantisce di evitare il rischio che i propri prodotti rimangano bloccati in dogana: non va dimenticata, ad esempio, la documentazione specifica per l’esportazione di alimenti (certificato sanitario/fitosanitario, certificati di analisi).

7) Tutto sotto controllo. Scegliere un partner che garantisca un monitoraggio costante per le spedizioni via aerea e via mare, con possibilità di creare report personalizzati, e che sia disponibile in tempo reale per avere tutte le informazioni necessarie per evitare di avere brutte sorprese dell’ultimo minuto, ma che aiuti anche a capire come migliorare per le fiere successive.

8) Garantire la continuità. Affidarsi a una società presente localmente nella maggior parte dei Paesi consente di affidarsi alla stessa realtà in modo continuativo, capitalizzando il know-how acquisito per le fiere successive.

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